Privacyverklaring voor medewerkers
Laatst bijgewerkt op 7 oktober 2026
1. Wie is verantwoordelijk?
Sportaco vzw, Ketelweg 6, 8490 Jabbeke, ondernemingsnummer 0464.020.482. Vragen over je gegevens: info@sportaco.be. Deze verklaring geldt voor wie bij Sportaco solliciteert of werkt als monitor, kampverantwoordelijke of andere medewerker: als vrijwilliger, als student of in artikel 17.
2. Welke gegevens, waarvoor en op welke grond?
| Gegevens | Waarvoor | Grond |
|---|---|---|
| GegevensSollicitatie: naam, e-mailadres, telefoon, geboortedatum, wanneer je vrij bent, je motivatie, je cv | WaarvoorJe sollicitatie beoordelen | GrondStappen voor een overeenkomst |
| GegevensIdentiteit en contact: naam, geboortedatum, geslacht, adres, e-mailadres, gsm, beroep, een foto (optioneel), je account | WaarvoorJe inplannen, je bereiken, je toegang tot het monitorportaal | GrondOvereenkomst |
| GegevensOpdrachten: statuut, kampweken, activiteiten, uren, je beschikbaarheid, je diploma, of je kampverantwoordelijke bent | WaarvoorDe kampen plannen en bemannen | GrondOvereenkomst |
| GegevensVergoedingen: bedrag, betaalwijze, datum, rekeningnummer, aan wie we uitbetaalden, de sociale bijdragen van een student | WaarvoorJe uitbetalen, de plafonds van je statuut bewaken, de boekhouding | GrondOvereenkomst en wettelijke verplichting |
| GegevensRijksregisternummer, als je student bent of in artikel 17 werkt | WaarvoorDe aangifte bij de RSZ (Dimona) en de fiscale fiches | GrondWettelijke verplichting |
| GegevensJe overeenkomst, ondertekend | WaarvoorBewijzen wat we afspraken | GrondOvereenkomst; voor een vrijwilliger ook de Vrijwilligerswet |
| GegevensUittreksel uit het strafregister (model 2): alleen de datum en dat het in orde is. We bewaren geen kopie | WaarvoorKinderen beschermen. Wie met minderjarigen werkt, toont dat uittreksel voor de start en daarna om de drie jaar | GrondArt. 596, tweede lid, Wetboek van strafvordering; ons gerechtvaardigd belang |
| GegevensOnze administratie: een kopie van de mails die we je sturen, en wie wat wanneer wijzigde | WaarvoorNagaan wat er gebeurde, fouten en misbruik opsporen, onze rechten verdedigen | GrondGerechtvaardigd belang |
Zonder je overeenkomst, de gegevens voor je vergoeding en een uittreksel in orde kan je niet voor Sportaco werken.
3. Geheimhouding
Wat je bij Sportaco over de kinderen en hun gezinnen te weten komt, blijft vertrouwelijk, ook na je opdracht. Als monitor zie je in het monitorportaal de kinderen van je kampweek, met hun medische fiche, alleen in de dagen rond het kamp; als kampverantwoordelijke ook wat er nog te betalen is. Je gebruikt die gegevens alleen voor het kamp en maakt er geen kopie, schermafdruk of foto van. Een afgedrukte lijst bewaar je veilig en geef je na het kamp terug aan Sportaco. Verlies je een lijst, je gsm of de tablet van het kamp, of zag iemand gegevens die hij niet mocht zien, meld het Sportaco dan meteen.
4. Wie ziet je gegevens?
Binnen Sportaco ziet alleen de beheerder je fiche, je documenten en je vergoedingen. De medewerkers van je kampweek zien je naam.
Dienstverleners die voor ons de website, de app, de database en onze e-mails verzorgen, verwerken je gegevens in onze opdracht. Een deel van hen zijn Amerikaanse bedrijven; dat gebeurt met de waarborgen van de AVG (het EU-VS-kader voor gegevensbescherming of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie).
Anderen, als het nodig is: de RSZ en de FOD Financiën, ons sociaal secretariaat en onze boekhouder, onze verzekeraar, onze advocaat, een overheid of rechter als de wet het oplegt.
5. Hoe lang bewaren we je gegevens?
| Gegevens | Hoe lang |
|---|---|
| GegevensSollicitatie zonder samenwerking | Hoe lang1 jaar |
| GegevensIdentiteit, contact, opdrachten, beschikbaarheid, diploma, cv, foto, account, de datum van je uittreksel | Hoe langTot 3 jaar na je laatste opdracht |
| GegevensOvereenkomsten, vergoedingen, uitbetalingen, rijksregisternummer | Hoe lang10 jaar (boekhoud- en fiscale wetgeving) |
| GegevensKopieën van onze mails, logboek | Hoe lang5 jaar na je laatste opdracht |
6. Je rechten
Je mag je gegevens inkijken en er een kopie van krijgen, ze laten verbeteren, ze laten wissen tenzij we ze moeten bewaren, de verwerking laten beperken, bezwaar maken tegen een verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang, en je gegevens krijgen in een gangbaar formaat. Mail naar info@sportaco.be; we kunnen vragen wie je bent. Je kan ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, gegevensbeschermingsautoriteit.be.