Privacyverklaring Sportaco vzw
Laatst bijgewerkt op 7 oktober 2026
1. Wie is verantwoordelijk?
Sportaco vzw, Ketelweg 6, 8490 Jabbeke, ondernemingsnummer 0464.020.482. Vragen over je gegevens: info@sportaco.be. Deze verklaring geldt voor wie inschrijft, de website bezoekt, ons een bericht stuurt of solliciteert. Medewerkers krijgen een eigen verklaring.
2. Welke gegevens, waarvoor en op welke grond?
De gegevens van je kind krijgen we van jou. Wat niet verplicht is, staat in het formulier als optioneel; zonder de rest kunnen we je kind niet inschrijven.
| Gegevens | Waarvoor | Grond |
|---|---|---|
| GegevensOuders en account: naam, adres, telefoon, e-mailadres, taal, ziekenfonds, wachtwoord | WaarvoorInloggen, inschrijven, contact, bevestigingen en herinneringen | GrondOvereenkomst |
| GegevensKinderen: naam, geboortedatum, geslacht, ziekenfonds, huisarts en diens telefoonnummer, een afwijkend adres | WaarvoorInschrijven, de geboortejaren nagaan, groepen maken, het ziekenfondsformulier, de huisarts bellen als het nodig is | GrondOvereenkomst |
| GegevensSchool (optioneel) | WaarvoorZien uit welke scholen onze deelnemers komen, om de kampen te plannen | GrondGerechtvaardigd belang |
| GegevensInschrijving: kamp en week, maaltijd, kortingen, samenzitcode, je opmerking, zindelijkheid van een kleuter, een aanvraag tot uitzondering, bij een personeelskorting je werkgever, de aanwezigheden (aankomst en vertrek per dag) | WaarvoorHet kamp organiseren | GrondOvereenkomst |
| GegevensMedische fiche: allergieën en aandachtspunten, medicatie, opmerking | WaarvoorDe zorg voor je kind tijdens het kamp | GrondJe uitdrukkelijke toestemming, die je geeft als je de fiche invult. In een noodgeval: het vitaal belang van je kind |
| GegevensNoodnummer. Is het van iemand anders, laat die persoon dat dan weten | WaarvoorIemand bereiken als we jou niet bereiken | GrondOvereenkomst |
| GegevensDoktersattest bij een annulatie | WaarvoorJe annulatie beoordelen | GrondJe uitdrukkelijke toestemming, die je geeft als je het opstuurt |
| GegevensBetalingen: bedragen, datum, betaalwijze, mededeling, naam en rekeningnummer van de betaler, terugbetalingen | WaarvoorBetalingen opvolgen en innen, de boekhouding | GrondOvereenkomst en wettelijke verplichting |
| GegevensRijksregisternummer van de schuldenaar en het kind (optioneel) | WaarvoorHet fiscaal attest 281.86 en de aangifte bij de FOD Financiën; dat van je kind ook voor het ziekenfondsformulier | GrondWettelijke verplichting (fiche 281.86); voor het ziekenfondsformulier: de overeenkomst |
| GegevensBerichten en sollicitaties: naam, e-mailadres, telefoon, je bericht; bij een sollicitatie ook geboortedatum en cv | WaarvoorJe vraag beantwoorden, je sollicitatie beoordelen | GrondGerechtvaardigd belang; stappen voor een overeenkomst |
| GegevensOnze administratie: een kopie van de mails die we je sturen, en wie wat wanneer wijzigde | WaarvoorNagaan wat er gebeurde, fouten en misbruik opsporen, onze rechten verdedigen | GrondGerechtvaardigd belang |
| GegevensWebsitebezoek: technische gegevens zoals je IP-adres en browser | WaarvoorDe site tonen en beveiligen, bezoekersstatistiek | GrondGerechtvaardigd belang |
Bij een annulatie berekent de app wat je verschuldigd blijft volgens onze voorwaarden. Wil je dat iemand van Sportaco dat herbekijkt, mail ons.
3. Wie ziet je gegevens?
Binnen Sportaco ziet alleen wie ze voor zijn of haar taak nodig heeft. De medische fiche zien het secretariaat, de beheerder en de monitoren van de kampweek van je kind, die laatsten alleen in de dagen rond het kamp.
Dienstverleners die voor ons de website, de app, de database en onze e-mails verzorgen, verwerken je gegevens in onze opdracht.
Mollie (Nederland) verwerkt je online betalingen. Wat je bij Mollie ingeeft, valt onder de privacyverklaring van Mollie.
Anderen, als het nodig is: de FOD Financiën (fiches 281.86), onze verzekeraar (bij een ongeval of schadegeval), hulpdiensten of een arts (in een noodgeval), onze advocaat of een incassobureau (bij een geschil of een onbetaald bedrag), een overheid of rechter als de wet het oplegt.
Buiten de EU. Een deel van onze dienstverleners zijn Amerikaanse bedrijven. Zij kunnen vanuit de VS bij je gegevens, bijvoorbeeld voor onderhoud, en onze mails kunnen via de VS verstuurd worden. Dat gebeurt met de waarborgen van de AVG: het EU-VS-kader voor gegevensbescherming of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Een kopie vraag je op via info@sportaco.be.
4. Hoe lang bewaren we je gegevens?
| Gegevens | Hoe lang |
|---|---|
| GegevensMedische fiche, doktersattest en aanwezigheden | Hoe langEen jaar na het kamp, of langer zolang we ze nodig hebben voor een schadegeval |
| GegevensAccount, gezin en kinderen | Hoe langZolang je account bestaat. Vraag je om het te wissen, dan doen we dat, behalve wat we moeten of mogen bijhouden. Voegen we twee accounts van hetzelfde gezin samen, dan bewaren we de geschiedenis van het oude account bij het nieuwe, voor onze boekhouding |
| GegevensInschrijvingen, betalingen, terugbetalingen en attesten | Hoe lang10 jaar (boekhoudwetgeving) |
| GegevensKopieën van onze mails, logboek | Hoe lang5 jaar na het kamp |
| GegevensBerichten | Hoe lang2 jaar na ons antwoord |
| GegevensSollicitaties zonder samenwerking | Hoe lang1 jaar |
5. Je rechten
Je mag je gegevens inkijken en er een kopie van krijgen, ze laten verbeteren, ze laten wissen tenzij we ze moeten bewaren, de verwerking laten beperken, bezwaar maken tegen een verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang, en je gegevens krijgen in een gangbaar formaat. Je toestemming voor de medische fiche trek je in door de fiche aan te passen in het ouderportaal (tot het kamp voorbij is) of door ons te mailen. Wat we voordien deden, blijft rechtmatig; zonder de info kunnen we er tijdens het kamp geen rekening mee houden.
Voor je kind oefen je deze rechten uit als ouder. Mail naar info@sportaco.be; we kunnen vragen wie je bent. Je kan ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, gegevensbeschermingsautoriteit.be.
6. Foto’s
Tijdens de kampen kan Sportaco sfeerfoto’s van groepen maken en gebruiken op haar website en sociale media, zonder namen. Dat doen we op grond van ons gerechtvaardigd belang. Je kan je daartegen verzetten met een mail naar info@sportaco.be; dan gebruiken we geen herkenbare foto’s van je kind meer. Foto’s van de kampweek staan ook in een privéalbum in het ouderportaal, alleen voor de ouders van de kinderen van die week, tot 30 dagen na het kamp; daarna wissen we ze. Ook daar gebruiken we geen herkenbare foto’s van je kind als je je verzet.